La scrittura privata per rimborso spese è un documento redatto tra due o più parti in cui si attesta che una delle parti ha sostenuto delle spese per conto dell’altra e si stabilisce che queste somme verranno rimborsate secondo le modalità concordate. Questo tipo di scrittura rappresenta una prova scritta dell’accordo raggiunto e può essere utilizzata come documento valido in caso di controversie o necessità di dimostrare l’avvenuto accordo. Non richiede la presenza di un notaio o di particolari formalità, ma è importante che contenga tutti gli elementi utili a identificare le parti, l’importo da rimborsare e le motivazioni delle spese sostenute, oltre alla firma di chi si impegna al rimborso e di chi lo riceve. In ambito legale, la scrittura privata ha pieno valore probatorio tra le parti che l’hanno sottoscritta.
Come compilare una scrittura privata per rimborso spese
Una scrittura privata che abbia ad oggetto il rimborso spese tra due o più soggetti deve contenere una serie di elementi fondamentali affinché sia valida, efficace e idonea a tutelare le parti coinvolte. In primo luogo, è essenziale che il documento identifichi con precisione i soggetti tra i quali si instaura l’accordo, riportando i dati anagrafici completi, come nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza e, nel caso di persone giuridiche, la denominazione, la sede legale e il rappresentante legale. Questo consente di individuare con chiarezza chi si impegna a rimborsare le spese e chi ne è beneficiario.
All’interno della scrittura, deve essere descritta in modo dettagliato la natura del rapporto che ha dato origine alle spese da rimborsare. Questo significa spiegare il contesto o il motivo per cui tali spese sono state sostenute, ad esempio una collaborazione professionale, una prestazione d’opera, una trasferta o qualsiasi altro evento che giustifichi il sostenimento dei costi. È opportuno specificare se le spese sono state anticipate da una sola parte o se si tratta di una ripartizione tra i soggetti coinvolti.
Uno degli aspetti più rilevanti riguarda l’indicazione precisa delle spese da rimborsare. Queste devono essere descritte analiticamente, riportando la tipologia delle spese (ad esempio viaggio, vitto, alloggio, materiali acquistati), l’importo di ciascuna voce e la somma totale che viene richiesta a titolo di rimborso. È consigliabile fare riferimento anche ai giustificativi di spesa, come fatture, ricevute o scontrini, allegandoli ove possibile o comunque dichiarando che sono stati messi a disposizione della controparte per la verifica.
La scrittura privata deve inoltre disciplinare le modalità e i tempi di rimborso, cioè chiarire in che modo la parte debitrice provvederà a restituire le somme, ad esempio tramite bonifico bancario, assegno o altra forma concordata, e indicare il termine entro cui il pagamento dovrà essere effettuato. Eventuali clausole relative al pagamento parziale, a rate o a saldo possono essere previste se concordate tra le parti.
Non va tralasciata la data e il luogo di sottoscrizione della scrittura, elementi che consentono di collocare temporalmente l’accordo e di individuare la giurisdizione eventualmente competente in caso di controversie. È importante che la scrittura sia firmata in originale da tutte le parti coinvolte; la sottoscrizione rappresenta l’accettazione esplicita dei contenuti e degli obblighi assunti.
Per conferire maggiore certezza alla data del documento, le parti possono avvalersi della cosiddetta “data certa”, ad esempio mediante registrazione presso un pubblico ufficiale o tramite strumenti digitali riconosciuti dalla legge, anche se ciò non è sempre obbligatorio ai fini della validità tra le parti.
Infine, la scrittura privata può contenere eventuali ulteriori pattuizioni specifiche che le parti ritengano utili, come la rinuncia a contestazioni future una volta effettuato il rimborso, la previsione di penali in caso di ritardo o inadempimento, la scelta del foro competente per eventuali controversie e qualsiasi altra disposizione ritenuta opportuna per regolamentare integralmente il rapporto di rimborso spese. In questo modo, il documento assolve non solo a una funzione probatoria, ma anche a quella di prevenzione di possibili disaccordi o malintesi fra le parti.
Fac simile scrittura privata per rimborso spese
SCRITTURA PRIVATA PER RIMBORSO SPESE
Tra
Il Sig./La Sig.ra ___________________________, nato/a a __________________ il ________________, residente in ______________________________, C.F. __________________________, di seguito denominato “Creditore”,
e
Il Sig./La Sig.ra ___________________________, nato/a a __________________ il ________________, residente in ______________________________, C.F. __________________________, di seguito denominato “Debitore”,
PREMESSO CHE
– Il Creditore ha sostenuto, in data __________________, spese per conto del Debitore, relative a ____________________________________________________________;
– Il Debitore riconosce il proprio dovere di rimborso nei confronti del Creditore per l’importo di € _____________ (euro ____________________________), come da documentazione allegata;
SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE
1. Il Debitore si impegna a rimborsare al Creditore la somma complessiva di € _____________ (euro ____________________________), a titolo di rimborso spese, entro e non oltre il ____________ (data).
2. Il pagamento avverrà mediante _______________________________ (es. bonifico bancario, contanti, assegno), sul conto corrente intestato a ______________________________, IBAN ____________________________.
3. A fronte dell’avvenuto pagamento, il Creditore rilascerà quietanza liberatoria.
4. La presente scrittura privata ha valore di accordo tra le parti e potrà essere prodotta in giudizio a tutti gli effetti di legge.
5. Per ogni controversia relativa al presente accordo, le parti eleggono domicilio nel Comune di ______________________ e si rimettono alla competenza del Foro di ______________________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: _______________________
Firma del Creditore _______________________
Firma del Debitore _______________________