La nomina del preposto alla sicurezza rappresenta un passaggio centrale nell’organizzazione della prevenzione aziendale, perché consente di individuare in modo chiaro la figura incaricata di sovrintendere alle attività lavorative e di vigilare sull’osservanza delle disposizioni in materia di salute e sicurezza. In un quadro normativo che attribuisce responsabilità specifiche e richiede una gestione documentata dei ruoli, formalizzare correttamente la designazione del preposto contribuisce a rendere effettivo il sistema di controllo interno, a ridurre ambiguità operative e a garantire che le indicazioni aziendali siano concretamente applicate sul luogo di lavoro.
Questa guida illustra i profili essenziali legati alla nomina, soffermandosi sui presupposti, sugli obblighi connessi alla funzione e sugli aspetti documentali più rilevanti, con l’obiettivo di fornire uno strumento pratico e coerente con le previsioni del D.Lgs. 81/2008 e con i più recenti orientamenti interpretativi. L’intento è supportare datori di lavoro, dirigenti e consulenti nell’impostare una procedura chiara, proporzionata all’organizzazione aziendale e idonea a dimostrare, in caso di controlli o contestazioni, la corretta attribuzione dei compiti e l’effettiva operatività della vigilanza.
Come compilare una nomina preposto alla sicurezza
Una nomina a preposto alla sicurezza, per essere giuridicamente solida e realmente efficace sul piano prevenzionistico, deve innanzitutto consentire di identificare senza ambiguità tutti i soggetti coinvolti e di collocare l’incarico nel corretto contesto organizzativo previsto dal D.Lgs. 81/2008. In questo senso il documento deve riportare i dati essenziali del datore di lavoro o del soggetto che formalizza la nomina per conto dell’azienda, la denominazione e i riferimenti dell’impresa e, soprattutto, l’identità del lavoratore designato come preposto, con indicazione della mansione contrattuale, della sede o unità produttiva di riferimento e del reparto, cantiere o area in cui eserciterà le funzioni. È importante che emerga chiaramente il collegamento tra la posizione che il lavoratore occupa di fatto nell’organizzazione e il ruolo di vigilanza che gli viene attribuito, perché la figura del preposto è definita anche in base all’esercizio concreto dei poteri di sovraintendenza e controllo; la nomina deve quindi rendere coerenti e trasparenti funzione formale e funzione sostanziale.
Il contenuto più delicato è la descrizione dell’ambito di operatività dell’incarico, che deve essere circoscritta in modo comprensibile e verificabile. La nomina deve chiarire “dove” e “su chi” il preposto esercita la sovraintendenza: quali squadre, turni, lavorazioni, linee produttive, reparti, appalti o subappalti rientrano nel perimetro, quali attività e quali rischi tipici presidia, e come si interfaccia con eventuali altri preposti presenti in azienda, evitando sovrapposizioni o vuoti di vigilanza. Se l’azienda opera su più cantieri o su più sedi, è essenziale indicare se l’incarico è limitato a un singolo sito o se è itinerante, e in quest’ultimo caso con quali regole di presenza e reperibilità. Analogamente, quando l’organizzazione prevede capi turno, capi squadra o capi reparto, la nomina deve rendere esplicito se la funzione di preposto coincide con tali ruoli o se si tratta di incarico aggiuntivo, specificando i confini rispetto a figure dirigenziali o di coordinamento.
La nomina deve poi esplicitare il contenuto delle funzioni attribuite, in coerenza con la definizione e gli obblighi del preposto nel D.Lgs. 81/2008, senza limitarsi a formule generiche. Deve risultare che il preposto è tenuto a sovrintendere e vigilare sull’osservanza da parte dei lavoratori delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza e sull’uso corretto di DPI, attrezzature e procedure; che interviene per richiamare e correggere comportamenti non sicuri e, quando necessario, interrompe o fa interrompere l’attività in caso di pericolo grave e immediato, attivando le misure previste e informando tempestivamente i superiori. È opportuno che il documento chiarisca anche la sua funzione di raccordo operativo: la segnalazione di carenze di mezzi, attrezzature, dispositivi, protezioni, non conformità e quasi infortuni; la collaborazione nell’attuazione delle procedure e nell’organizzazione pratica del lavoro in sicurezza; l’assistenza nella gestione delle emergenze secondo le disposizioni aziendali e di sito. Queste indicazioni non trasformano il preposto in un “responsabile generale” della sicurezza, ma delimitano il suo dovere di vigilanza e reazione rispetto ai comportamenti e alle condizioni rilevabili durante l’attività.
Affinché la nomina non sia meramente cartolare, deve contenere anche gli elementi che rendono concretamente esercitabile la funzione. È quindi necessario che risultino il livello di autorità e le modalità con cui il preposto può impartire istruzioni operative ai lavoratori, pretendere il rispetto delle procedure e richiedere l’uso dei DPI, nonché le condizioni in cui può disporre l’allontanamento temporaneo da una postazione o la sospensione di una lavorazione per ragioni di sicurezza, chiarendo a chi deve rivolgersi e con quale immediatezza per il supporto decisionale. Nello stesso tempo, deve essere chiaro cosa non rientra nelle sue prerogative, per evitare che gli vengano attribuite responsabilità improprie, ad esempio decisioni di spesa o scelte strutturali che competono al datore di lavoro o ad altri livelli aziendali; tuttavia il documento deve indicare i canali formali con cui il preposto può chiedere interventi e come tali richieste vengono tracciate e gestite.
Un’altra informazione essenziale riguarda l’inquadramento della nomina nel sistema di prevenzione aziendale. Il documento deve evidenziare a chi il preposto risponde gerarchicamente e funzionalmente, come si coordina con dirigenti, RSPP e ASPP, medico competente se presente, RLS o RLST, e con eventuali figure di cantiere o committenti/coordinatori quando applicabili. Deve essere chiaro il flusso informativo: quali comunicazioni deve effettuare, con quali tempi e quali strumenti (ad esempio segnalazioni di non conformità, rapporti di sopralluogo, comunicazione di infortuni e near miss, anomalie su macchine o impianti). L’assenza di una disciplina dei flussi informativi indebolisce la nomina perché rende difficile dimostrare che l’organizzazione ha messo il preposto in condizione di adempiere e che l’azienda riceve e gestisce le segnalazioni.
La nomina deve inoltre dare conto della formazione e dell’addestramento necessari e del fatto che il preposto è stato messo in condizione di svolgere il ruolo. Non è sufficiente richiamare in modo astratto l’obbligo formativo: è opportuno indicare che il lavoratore ha ricevuto o riceverà la formazione prevista per la funzione di preposto secondo la normativa vigente e gli accordi applicabili, con l’impegno dell’azienda a garantirne aggiornamento nei termini di legge e ogni eventuale addestramento specifico connesso alle lavorazioni e alle attrezzature effettivamente utilizzate nel reparto o cantiere. Questo passaggio ha rilievo perché la formazione è uno dei presupposti organizzativi che, se assente, espone l’azienda e lo stesso preposto a criticità operative e contestazioni.
Devono emergere anche durata e decorrenza dell’incarico. Il documento deve indicare da quando la nomina produce effetti, se ha durata a tempo indeterminato o è legata a un cantiere, a una commessa o a un periodo specifico, e in quali casi può cessare o essere revocata, ad esempio per cambiamento di mansione, trasferimento di sede, riorganizzazione o cessazione del rapporto. Collegato a questo, è utile che sia disciplinata la gestione delle assenze: chi copre la funzione quando il preposto non è presente, perché la vigilanza non può restare priva di presidio, specialmente in attività a rischio o in ambienti in cui è richiesta la presenza continuativa di un sovrintendente.
Un contenuto spesso trascurato ma rilevante è il riconoscimento da parte del lavoratore e la presa visione. La nomina deve essere accettata o comunque sottoscritta per ricevuta dal preposto, in modo da attestare che egli è stato informato delle funzioni attribuite, del perimetro e delle procedure interne. Tale sottoscrizione non “crea” gli obblighi, che discendono anche dall’esercizio di fatto del ruolo, ma rafforza la prova dell’avvenuta informazione e della chiarezza organizzativa. È opportuno che il documento preveda la disponibilità delle procedure, del DVR e delle istruzioni operative pertinenti all’area di competenza, precisando che il preposto deve conoscerle e applicarle, e che l’azienda si impegna a consegnarle o renderle accessibili.
Infine, la nomina dovrebbe essere coerente con i documenti aziendali preesistenti e non deve contraddirli. È fondamentale che quanto scritto sia compatibile con organigramma della sicurezza, deleghe eventualmente conferite, procedure, mansionari, DVR e piani operativi o di emergenza. Se, ad esempio, il DVR individua determinate misure o controlli periodici in capo alla linea operativa, la nomina deve rendere chiaro se e in che misura il preposto è coinvolto nell’attuazione e nel monitoraggio, senza attribuirgli compiti tecnici o gestionali che esulano dalla sua funzione di sovraintendenza. In sostanza, una buona nomina è quella che non si limita a “designare” un nome, ma costruisce un incarico definito, attuabile e tracciabile: identifica soggetti e ambito, chiarisce funzioni e poteri di intervento, disciplina i canali di comunicazione e le sostituzioni, collega formazione e procedure e rende dimostrabile che il sistema aziendale di prevenzione funziona anche nella pratica quotidiana.
Fac simile nomina preposto alla sicurezza
NOMINA DEL PREPOSTO ALLA SICUREZZA AI SENSI DEL D.LGS. 9 APRILE 2008, N. 81 E S.M.I.
In data __, la Società __, con sede in __, C.F./P.IVA __, nella persona del Legale Rappresentante pro tempore Sig./Sig.ra __, nato/a a __ il _____,
PREMESSO CHE
- il D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e s.m.i. disciplina la tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro;
- l’art. 2, comma 1, lett. e) del D.Lgs. 81/2008 definisce “preposto” la persona che, in ragione delle competenze professionali e nei limiti di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitogli, sovrintende all’attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori;
- l’art. 19 del D.Lgs. 81/2008 individua gli obblighi del preposto;
- il lavoratore individuato possiede adeguata esperienza, competenze e requisiti coerenti con l’incarico;SI NOMINA
il Sig./la Sig.ra __, nato/a a __ il __, C.F. __, inquadramento/qualifica __, quale PREPOSTO ALLA SICUREZZA, con riferimento a:
- Unità produttiva/sede: __;
- Reparto/area/cantiere: __;
- Squadra/turno: __;
- Attività supervisionate: __.
DECORRENZA E DURATA
La presente nomina decorre dal ____ e rimane valida fino a revoca scritta o variazione organizzativa che ne determini la cessazione o modifica.
COMPITI E OBBLIGHI
Il Preposto, nell’ambito dei poteri gerarchici e funzionali conferiti e nei limiti dell’incarico, è tenuto a svolgere le funzioni previste dall’art. 19 del D.Lgs. 81/2008, e in particolare:
-
- sovrintendere e vigilare sull’osservanza, da parte dei lavoratori, delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza e sull’uso dei mezzi di protezione collettivi e dei DPI messi a disposizione;
- verificare che solo i lavoratori adeguatamente informati, formati e addestrati accedano alle aree a rischio specifico e svolgano attività che richiedono specifiche competenze;
- richiedere l’osservanza delle misure per il controllo delle situazioni di rischio e impartire, ove necessario, istruzioni affinché i lavoratori abbandonino la zona pericolosa;
- informare tempestivamente i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le disposizioni adottate;
- segnalare tempestivamente al Datore di Lavoro e/o ai dirigenti e al Servizio di Prevenzione e Protezione eventuali deficienze dei mezzi e delle attrezzature di lavoro, dei DPI, nonché ogni condizione di pericolo riscontrata;
- intervenire per modificare comportamenti non conformi alle disposizioni di sicurezza e, in caso di persistenza dell’inosservanza, informare i superiori;
- collaborare con Datore di Lavoro, Dirigenti, RSPP/ASPP, Medico Competente (ove nominato) e RLS/RLST per quanto di competenza.
POTERI FUNZIONALI
Il Preposto è autorizzato a:
- impartire istruzioni operative ai lavoratori per l’esecuzione in sicurezza delle attività;
- sospendere o interrompere l’attività in caso di rischio grave e immediato, disponendo l’allontanamento dei lavoratori dalla zona interessata e informando immediatamente il Datore di Lavoro/Dirigente;
- richiedere l’utilizzo dei DPI e il rispetto delle procedure e delle misure di prevenzione e protezione;
- proporre interventi correttivi e segnalare necessità formative, organizzative e tecniche.
FORMAZIONE
Il Preposto dichiara di essere stato informato, formato e, ove previsto, addestrato in conformità alla normativa vigente e si impegna a partecipare agli aggiornamenti periodici previsti.
OBBLIGO DI COOPERAZIONE
Il Preposto si impegna a svolgere l’incarico con diligenza, nel rispetto delle procedure aziendali, del DVR e delle disposizioni impartite dal Datore di Lavoro e/o dai Dirigenti.
ACCETTAZIONE DELL’INCARICO
Il/La sottoscritto/a Sig./Sig.ra __ dichiara di accettare la presente nomina e di aver ricevuto copia del presente atto.
Luogo __, data ______
__
Il Datore di Lavoro / Legale Rappresentante
__
Il Preposto (per accettazione e presa visione)