La nomina dell’Organismo di Vigilanza rappresenta un passaggio centrale per tutte le realtà che intendono adottare un modello di organizzazione, gestione e controllo realmente efficace ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Non si tratta di un adempimento meramente formale, ma di una scelta che incide in modo diretto sulla capacità dell’ente di prevenire i reati presupposto, presidiare i processi più esposti al rischio e dimostrare l’effettiva attuazione del proprio sistema di controllo interno.
Individuare correttamente composizione, requisiti e funzioni dell’Organismo di Vigilanza è essenziale per garantirne autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione, elementi che la prassi e la giurisprudenza considerano decisivi ai fini dell’idoneità del modello. Per questo motivo, la fase di nomina richiede particolare attenzione sia sotto il profilo sostanziale sia sotto quello documentale, così da assicurare coerenza con la struttura dell’ente e con le specifiche esigenze organizzative.
Questa guida offre una panoramica chiara dei principali aspetti da considerare nella nomina dell’Organismo di Vigilanza, con l’obiettivo di fornire un supporto utile a comprendere il quadro normativo di riferimento e a impostare correttamente il relativo procedimento.
Come compilare una nomina organismo di vigilanza
Una nomina dell’Organismo di Vigilanza, per essere giuridicamente solida, funzionalmente efficace e coerente con la disciplina del d.lgs. 231/2001, deve contenere un insieme articolato di elementi che consentano di comprendere con chiarezza chi viene nominato, con quale fonte di potere, per svolgere quali funzioni, con quali limiti, per quanto tempo e con quali garanzie di autonomia e continuità operativa. Non si tratta, quindi, di un semplice atto formale di designazione, ma di un documento che deve dimostrare in modo concreto che l’ente ha istituito un presidio reale, indipendente e adeguato alla propria struttura.
Anzitutto, nell’atto devono emergere in modo preciso i dati identificativi dell’ente che conferisce l’incarico. È necessario che risulti con chiarezza la denominazione sociale, la sede, l’eventuale forma societaria e ogni riferimento utile a collegare la nomina all’assetto organizzativo dell’impresa o dell’ente. Il documento deve inoltre indicare l’organo che adotta la decisione, poiché la legittimità della nomina dipende anche dalla corretta provenienza dell’atto. Nella maggior parte dei casi, la competenza appartiene al consiglio di amministrazione o all’organo dirigente, e proprio per questo la nomina deve richiamare la delibera o il verbale dal quale risulta la decisione, con l’indicazione della data, del luogo e delle modalità con cui essa è stata assunta. Questo passaggio è fondamentale perché consente di verificare che l’istituzione dell’Organismo di Vigilanza sia frutto di una scelta formalmente valida e imputabile all’organo titolare dei poteri gestori e organizzativi.
Un contenuto essenziale riguarda poi il fondamento normativo e organizzativo della nomina. L’atto deve chiarire che la designazione avviene nell’ambito dell’adozione o dell’attuazione del modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal d.lgs. 231/2001. È opportuno che il documento richiami espressamente il modello adottato dall’ente, la sua data di approvazione e, se del caso, eventuali successive modifiche o aggiornamenti. In questo modo la nomina non appare isolata, ma inserita in un sistema di compliance più ampio, di cui l’Organismo di Vigilanza costituisce un perno essenziale. Se l’ente ha già approvato un regolamento interno dell’Organismo di Vigilanza o protocolli specifici di funzionamento, la nomina deve richiamarli o comunque coordinarvisi, al fine di evitare incertezze interpretative sulle attribuzioni e sulle procedure operative.
Il documento deve poi identificare in modo rigoroso i soggetti nominati. Se l’Organismo di Vigilanza è monocratico, occorre indicare il nominativo completo del professionista o del soggetto designato, con gli estremi che ne consentano l’identificazione certa. Se invece l’organismo è collegiale, la nomina deve riportare la composizione completa del collegio, specificando chi assume il ruolo di presidente e chi riveste la qualità di componente. È utile, e sotto il profilo sostanziale molto importante, che l’atto dia conto delle ragioni di adeguatezza della scelta, richiamando, anche sinteticamente, i requisiti professionali, l’esperienza, le competenze tecniche e l’idoneità dei nominati rispetto alla complessità dell’ente. Questo profilo non ha un valore meramente descrittivo, ma serve a dimostrare che la selezione è avvenuta tenendo conto dei criteri di autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione elaborati dalla prassi e dalla giurisprudenza.
Proprio in relazione a tali requisiti, la nomina dovrebbe contenere una dichiarazione o un richiamo espresso all’accertamento della sussistenza delle condizioni soggettive richieste ai componenti dell’Organismo di Vigilanza. Ciò significa che il documento deve attestare, direttamente o per rinvio a dichiarazioni acquisite agli atti, l’assenza di cause di ineleggibilità, incompatibilità, conflitto di interessi o situazioni che possano compromettere l’autonomia di giudizio dei nominati. È importante che risultino valutati i profili relativi a eventuali condanne, procedimenti penali rilevanti, rapporti economici o professionali potenzialmente interferenti, incarichi che possano generare dipendenza gerarchica o sostanziale subordinazione rispetto ai soggetti controllati. Una nomina ben costruita, infatti, non si limita a designare i componenti, ma dimostra che l’ente ha verificato concretamente la loro indipendenza.
Altro contenuto essenziale riguarda l’oggetto dell’incarico. La nomina deve descrivere con sufficiente precisione le funzioni attribuite all’Organismo di Vigilanza, chiarendo che esso è chiamato a vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello 231, a verificarne l’efficacia nel prevenire i reati rilevanti e a promuoverne l’aggiornamento quando si rendano necessarie modifiche organizzative, normative o operative. Tale formulazione non dovrebbe essere generica, ma dovrebbe risultare calibrata sull’ente concreto. È opportuno, quindi, che l’atto dia evidenza del perimetro di vigilanza, eventualmente richiamando le aree a rischio, le società controllate interessate, le procedure interne da monitorare e il raccordo con le altre funzioni aziendali di controllo, quali internal audit, compliance, risk management, risorse umane o collegio sindacale, se presenti. L’obiettivo è impedire che l’Organismo di Vigilanza sia descritto come una figura astratta, priva di reale collocazione operativa.
Accanto alla definizione delle funzioni, la nomina deve indicare i poteri attribuiti all’Organismo di Vigilanza, perché senza poteri effettivi il controllo non sarebbe reale. Devono quindi risultare riconosciuti il diritto di accesso alle informazioni aziendali rilevanti, la facoltà di richiedere documenti, dati e chiarimenti alle funzioni interne, la possibilità di svolgere verifiche, audit e attività ispettive, nonché il potere di ricevere flussi informativi periodici e segnalazioni. È importante che l’atto precisi che tali poteri possono essere esercitati nei confronti di tutte le strutture aziendali interessate, senza ostacoli derivanti da subordinazioni gerarchiche. Se l’ente prevede canali di whistleblowing o procedure di segnalazione interna, la nomina deve collocare l’Organismo di Vigilanza nel sistema dei flussi informativi, chiarendo in che misura esso riceve, analizza o supervisiona le segnalazioni rilevanti ai fini 231, nel rispetto della normativa applicabile in materia di riservatezza e protezione del segnalante.
Un elemento altrettanto importante è la disciplina dei rapporti tra Organismo di Vigilanza e organi sociali. La nomina deve specificare verso chi l’organismo riferisce e con quale periodicità. Tipicamente, è opportuno che risultino previsti obblighi di reporting nei confronti del consiglio di amministrazione, dell’organo di controllo e, se del caso, dell’amministratore delegato o di altri vertici, ferma restando la necessità di preservare l’autonomia dell’organismo. Il documento dovrebbe chiarire se vi sono relazioni periodiche obbligatorie, informative immediate in caso di violazioni rilevanti o criticità del modello, nonché i casi in cui l’Organismo di Vigilanza possa o debba essere convocato dagli organi sociali oppure richiedere esso stesso di essere ascoltato. Questo aspetto ha rilievo pratico decisivo, perché la vigilanza è efficace solo se i risultati delle verifiche possono giungere senza filtri agli organi titolari dei poteri decisionali.
La durata dell’incarico costituisce un altro contenuto imprescindibile. L’atto di nomina deve indicare chiaramente da quando decorre l’incarico e quando termina, oppure i criteri di determinazione della sua scadenza. La previsione di una durata certa contribuisce alla stabilità dell’organismo, mentre l’eccessiva precarietà dell’incarico potrebbe incidere negativamente sulla sua indipendenza. In connessione con la durata, la nomina dovrebbe disciplinare i casi di cessazione anticipata, come dimissioni, revoca, decadenza o sopravvenuta incompatibilità. È molto importante che la revoca non sia lasciata alla pura discrezionalità dell’organo amministrativo, ma sia collegata a giusta causa o a ragioni puntualmente definite, poiché una revocabilità libera e immotivata metterebbe in discussione il requisito dell’autonomia. Per la stessa ragione, la nomina dovrebbe richiamare le cause che determinano la decadenza automatica, quale il venir meno dei requisiti soggettivi o l’insorgere di conflitti di interesse incompatibili con la funzione.
Un atto completo dovrebbe inoltre contenere la disciplina economica dell’incarico. Se i componenti dell’Organismo di Vigilanza hanno diritto a un compenso, la nomina deve indicarne l’ammontare o i criteri di determinazione, nonché le modalità di corresponsione. Questo profilo non ha solo rilievo contrattuale, ma anche organizzativo, perché un compenso congruo e definito contribuisce a garantire la serietà dell’incarico e la continuità dell’attività di vigilanza. Nello stesso quadro deve trovare spazio il tema delle risorse a disposizione dell’organismo. È infatti opportuno che la nomina o il documento a essa collegato chiariscano che l’Organismo di Vigilanza dispone di un budget adeguato, di mezzi organizzativi sufficienti e della possibilità di avvalersi, quando necessario, di consulenti esterni o di supporti tecnici specialistici. Senza tali strumenti, l’autonomia rischierebbe di rimanere solo teorica.
La nomina deve poi regolare il dovere di riservatezza. I componenti dell’Organismo di Vigilanza, per la natura della funzione svolta, accedono a informazioni sensibili, dati interni, segnalazioni riservate e spesso anche notizie relative a possibili illeciti. È quindi necessario che l’atto richiami espressamente l’obbligo di trattare tali informazioni con riservatezza, nel rispetto della normativa vigente e delle procedure interne dell’ente. Al tempo stesso, la riservatezza deve essere coordinata con il dovere di reporting verso gli organi sociali e, se del caso, con gli obblighi di collaborazione imposti dalla legge. Un testo ben formulato deve quindi evitare sia il rischio dell’eccessiva segretezza, che isolerebbe l’organismo, sia quello opposto di una circolazione incontrollata delle informazioni.
Di grande rilievo è anche il coordinamento con il sistema disciplinare e con i flussi informativi interni. La nomina dovrebbe chiarire che l’Organismo di Vigilanza riceve le informazioni rilevanti ai fini dell’attuazione del modello, comprese le notizie relative a violazioni, anomalie procedurali, provvedimenti disciplinari connessi al modello 231 e risultati di controlli interni o esterni. Inoltre, dovrebbe risultare che l’organismo può proporre o sollecitare interventi correttivi, aggiornamenti del modello, azioni formative o revisioni dei protocolli aziendali. È importante sottolineare che l’Organismo di Vigilanza, in linea generale, non si sostituisce agli organi disciplinari o gestori, ma svolge una funzione di impulso, monitoraggio e segnalazione; proprio per questo, la nomina deve definire con chiarezza il confine tra i suoi compiti di controllo e le prerogative decisionali degli altri organi aziendali.
Se l’ente appartiene a un gruppo societario o presenta una struttura organizzativa complessa, la nomina deve affrontare il tema del perimetro soggettivo dell’incarico. Occorre chiarire se l’Organismo di Vigilanza opera per una singola società o per più entità del gruppo, nei limiti consentiti dall’assetto concretamente adottato, e come si coordina con eventuali organismi istituiti presso altre società. Questo chiarimento è essenziale per evitare sovrapposizioni, vuoti di controllo o incertezze sulla titolarità delle funzioni di vigilanza. Analogamente, se l’ente ha sedi secondarie, unità produttive o strutture territoriali autonome, è utile che la nomina specifichi in che misura esse rientrano nell’ambito dell’attività dell’organismo e attraverso quali canali si attuano i flussi informativi.
Un ulteriore contenuto di rilievo riguarda l’accettazione dell’incarico da parte dei nominati. È opportuno che la nomina sia seguita o accompagnata da una formale dichiarazione di accettazione, nella quale ciascun componente attesti di aver preso visione del modello 231, del codice etico, delle procedure rilevanti e delle condizioni dell’incarico, confermando il possesso dei requisiti richiesti e l’assenza di situazioni ostative. Nel caso di organismo collegiale, è utile che risulti anche l’impegno al rispetto delle regole interne di funzionamento, delle modalità di convocazione e verbalizzazione delle riunioni e dei criteri di gestione delle decisioni collegiali. Pur potendo tali aspetti essere disciplinati in un regolamento separato, la nomina dovrebbe almeno richiamarne l’esistenza o prevederne l’adozione.
Sotto il profilo formale, il documento deve essere redatto in modo tale da assicurare tracciabilità e certezza. Ciò implica la datazione dell’atto, la sottoscrizione da parte del soggetto o dell’organo competente, il richiamo agli allegati eventualmente rilevanti e la conservazione nei libri sociali o nella documentazione societaria pertinente. In molti casi è opportuno che la nomina dia conto anche dell’avvenuta informazione alle funzioni aziendali interessate, perché l’efficacia dell’Organismo di Vigilanza dipende pure dal fatto che l’organizzazione ne conosca l’esistenza, i poteri e i canali di interlocuzione. In termini sostanziali, una nomina non adeguatamente formalizzata può diventare un punto di debolezza nel momento in cui si debba dimostrare l’effettiva istituzione dell’organismo.
Da un punto di vista più strettamente giuridico, la nomina deve essere costruita in modo da riflettere i requisiti che la giurisprudenza e le best practice reputano necessari per riconoscere all’Organismo di Vigilanza una concreta idoneità. Per questo è importante che il testo non si riduca a formule stereotipate. Deve invece emergere l’effettivo collegamento tra struttura dell’ente, aree di rischio, profilo dei nominati, poteri attribuiti e modalità di funzionamento. In altre parole, il documento deve far comprendere che l’ente ha effettuato una scelta ragionata e non meramente cartolare. La qualità della nomina assume infatti rilievo anche in sede probatoria: in caso di contestazione della responsabilità dell’ente, la completezza dell’atto può concorrere a dimostrare la serietà del sistema di controllo adottato.
In conclusione, una nomina dell’Organismo di Vigilanza deve contenere tutti gli elementi necessari a provare l’esistenza di un incarico valido, attuale, indipendente e concretamente esercitabile. Devono risultare la fonte della decisione, l’identità dei nominati, i presupposti normativi, i requisiti soggettivi, le funzioni, i poteri, i rapporti con gli organi sociali, la durata, le cause di cessazione, i profili economici, i doveri di riservatezza, i flussi informativi, il perimetro operativo e l’accettazione dell’incarico. Solo un atto costruito con questo grado di precisione può sostenere efficacemente l’architettura del modello 231 e conferire all’Organismo di Vigilanza il ruolo che la legge gli attribuisce.
Fac simile nomina organismo di vigilanza
FAC SIMILE NOMINA ORGANISMO DI VIGILANZA
OGGETTO: Nomina dell’Organismo di Vigilanza ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231
Il/La sottoscritto/a ________, nato/a a ________ il ________, in qualità di ________ della società ________, con sede legale in ________, codice fiscale/P. IVA ________,
premesso che
– il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 ha introdotto la responsabilità amministrativa degli enti per taluni illeciti dipendenti da reato commessi nell’interesse o a vantaggio degli stessi;
– l’art. 6 del D.Lgs. 231/2001 prevede, quale condizione per l’esonero dalla responsabilità dell’ente, l’adozione e l’efficace attuazione di un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire i reati della specie di quelli verificatisi, nonché l’affidamento del compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello e di curarne l’aggiornamento a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;
– la società ________ ha adottato, con delibera del ________, il proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001;
– si rende pertanto necessario procedere alla nomina dell’Organismo di Vigilanza della società, individuando soggetti in possesso dei requisiti di autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione richiesti dalla normativa vigente e dalle best practice applicabili;
considerato che
– sono stati valutati i profili professionali, l’esperienza, i requisiti soggettivi e l’assenza di cause di ineleggibilità, incompatibilità o decadenza in capo ai soggetti individuati;
– i soggetti sotto indicati hanno dichiarato la propria disponibilità ad assumere l’incarico e il possesso dei requisiti richiesti;
nomina
ai sensi e per gli effetti dell’art. 6 del D.Lgs. 231/2001, quale Organismo di Vigilanza della società ________, con decorrenza dal ________ e sino al ________, i seguenti soggetti:
– ________, nato/a a ________ il ________, codice fiscale ________, in qualità di Presidente dell’Organismo di Vigilanza;
– ________, nato/a a ________ il ________, codice fiscale ________, in qualità di Componente dell’Organismo di Vigilanza;
– ________, nato/a a ________ il ________, codice fiscale ________, in qualità di Componente dell’Organismo di Vigilanza.
In alternativa, qualora si intenda procedere alla nomina di un organismo monocratico:
– ________, nato/a a ________ il ________, codice fiscale ________, quale Organismo di Vigilanza monocratico.
Attribuisce all’Organismo di Vigilanza i seguenti compiti, poteri e prerogative:
1. vigilare sul funzionamento, sull’efficacia e sull’osservanza del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla società ai sensi del D.Lgs. 231/2001;
2. verificare l’adeguatezza del Modello rispetto alla struttura organizzativa, all’attività concretamente svolta dalla società e al quadro normativo di riferimento;
3. curare e promuovere l’aggiornamento del Modello, formulando agli organi competenti proposte di modifica e adeguamento in relazione a mutamenti organizzativi, normativi o dell’attività aziendale;
4. accedere, senza necessità di preventiva autorizzazione, a tutta la documentazione aziendale rilevante ai fini dello svolgimento dell’incarico, nonché richiedere informazioni, dati e chiarimenti a tutte le funzioni aziendali, agli organi sociali, ai dipendenti e ai collaboratori della società;
5. promuovere l’attivazione delle iniziative formative e informative sul contenuto del Modello, del Codice Etico e delle procedure interne rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/2001;
6. ricevere e gestire le segnalazioni relative a violazioni del Modello, del Codice Etico o di procedure interne rilevanti, nel rispetto della normativa applicabile e delle procedure aziendali tempo per tempo vigenti;
7. effettuare verifiche periodiche e mirate sulle aree aziendali esposte a rischio di reato, anche mediante audizioni, controlli documentali e ogni altra attività ritenuta utile;
8. riferire periodicamente all’organo amministrativo e, ove previsto, all’organo di controllo in merito all’attività svolta, agli esiti delle verifiche effettuate, alle criticità riscontrate e alle proposte di miglioramento del sistema di controllo interno;
9. segnalare tempestivamente agli organi competenti le eventuali violazioni accertate del Modello e proporre l’adozione delle misure ritenute opportune, incluse quelle di natura disciplinare, nei limiti delle competenze attribuite;
10. svolgere ogni altra attività prevista dal Modello, dal Codice Etico, dalle procedure interne e dalla normativa applicabile in materia.
Stabilisce che l’Organismo di Vigilanza svolgerà il proprio incarico in piena autonomia e indipendenza, senza vincoli gerarchici nell’esercizio delle funzioni attribuite, e sarà dotato di adeguate risorse finanziarie e organizzative per l’espletamento dei compiti assegnati.
Dispone che all’Organismo di Vigilanza sia attribuito un budget annuo pari a euro ________, salvo eventuali ulteriori stanziamenti autorizzati ove necessari per specifiche attività o consulenze specialistiche.
Stabilisce altresì che:
– l’Organismo di Vigilanza adotterà un proprio regolamento interno di funzionamento entro ________ giorni dalla presente nomina;
– l’Organismo di Vigilanza si riunirà con cadenza almeno ________ e ogniqualvolta se ne ravvisi la necessità;
– delle riunioni dell’Organismo di Vigilanza dovrà essere redatto apposito verbale, da conservarsi agli atti;
– l’Organismo di Vigilanza presenterà una relazione periodica con cadenza almeno ________ all’organo amministrativo e, ove esistente, all’organo di controllo;
– eventuali situazioni di conflitto di interessi, sopravvenuta incompatibilità o perdita dei requisiti richiesti dovranno essere tempestivamente comunicate all’organo amministrativo.
Prevede che costituiscano cause di decadenza, revoca o cessazione dall’incarico, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
– la perdita dei requisiti di autonomia, indipendenza, onorabilità o professionalità richiesti per l’assunzione dell’incarico;
– l’accertamento di situazioni di incompatibilità o conflitto di interessi non dichiarate o non sanabili;
– l’inadempimento grave o reiterato dei doveri connessi all’incarico;
– l’assenza ingiustificata a n. ________ riunioni consecutive dell’Organismo di Vigilanza;
– la cessazione, per qualsiasi causa, del rapporto in forza del quale il componente è stato nominato, ove rilevante ai fini dell’incarico;
– l’emissione di provvedimenti o il verificarsi di eventi che incidano negativamente sui requisiti soggettivi richiesti dalla legge o dal Modello.
Stabilisce che il compenso spettante ai componenti dell’Organismo di Vigilanza, ove previsto, sia determinato come segue:
– Presidente: euro ________ oltre accessori di legge, se dovuti;
– Componente: euro ________ oltre accessori di legge, se dovuti;
– Organismo di Vigilanza monocratico: euro ________ oltre accessori di legge, se dovuti.
Resta inteso che l’incarico dovrà essere svolto nel rispetto delle disposizioni di legge, del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, del Codice Etico, del regolamento interno eventualmente adottato e delle ulteriori procedure aziendali applicabili.
La presente nomina dovrà essere accettata per iscritto dai soggetti designati, con contestuale dichiarazione di insussistenza di cause di ineleggibilità, incompatibilità, decadenza o conflitto di interessi, nonché con impegno al rispetto degli obblighi di riservatezza connessi all’incarico.
Luogo ________
Data ________
Per la società
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ACCETTAZIONE DELLA NOMINA
Il/La sottoscritto/a ________, nato/a a ________ il ________, codice fiscale ________, preso atto della nomina quale ________ dell’Organismo di Vigilanza della società ________,
dichiara
– di accettare la nomina conferita con il presente atto;
– di essere in possesso dei requisiti di autonomia, indipendenza, onorabilità e professionalità richiesti dalla normativa vigente e dal Modello adottato dalla società;
– di non trovarsi in alcuna situazione di ineleggibilità, incompatibilità, decadenza o conflitto di interessi, fatto salvo quanto eventualmente comunicato per iscritto;
– di impegnarsi a svolgere l’incarico con diligenza, correttezza, continuità e riservatezza.
Luogo ________
Data ________
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