Modello nomina RLS​

DiRoberto Base

La nomina del RLS rappresenta un passaggio fondamentale nel sistema di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro, perché garantisce ai lavoratori una figura di riferimento incaricata di rappresentarne esigenze, osservazioni e diritti in materia di prevenzione e protezione. Si tratta di un adempimento previsto dalla normativa vigente, ma anche di uno strumento concreto di partecipazione, dialogo e controllo all’interno dell’organizzazione aziendale. Comprendere come avviene la designazione, quali sono i soggetti coinvolti e quali responsabilità ne derivano è essenziale per operare correttamente ed evitare errori formali o sostanziali. Questa guida offre una panoramica chiara dei principali aspetti legati alla nomina del RLS, con l’obiettivo di aiutare aziende e lavoratori a orientarsi in modo semplice e consapevole.

Come compilare una nomina RLS​

Una nomina del RLS, cioè del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, deve contenere un insieme di informazioni che permettano di individuare con precisione sia il soggetto designato o eletto sia il contesto aziendale nel quale egli eserciterà le proprie funzioni, oltre a fornire evidenza della regolarità del procedimento con cui l’incarico è stato attribuito. Non si tratta soltanto di un atto formale: è un documento che assume rilievo giuridico e organizzativo, perché rende conoscibile all’interno dell’azienda chi è il referente dei lavoratori in materia di salute e sicurezza e costituisce anche un elemento importante in caso di verifiche ispettive o di contestazioni.

In primo luogo, il documento deve identificare in maniera chiara il datore di lavoro o, più in generale, l’azienda o l’unità produttiva interessata. È opportuno che siano riportati la denominazione o ragione sociale, la sede legale e, se rilevante, la sede operativa o l’unità produttiva alla quale la nomina si riferisce. Questo aspetto è particolarmente importante nelle imprese articolate su più sedi, stabilimenti o cantieri, perché il RLS può essere collegato a un ambito organizzativo specifico e il documento deve consentire di capire senza ambiguità dove egli esercita il mandato.

Accanto ai dati dell’azienda, devono comparire i dati anagrafici del lavoratore che assume il ruolo di RLS. È quindi necessario indicare nome e cognome, luogo e data di nascita e, in via prudenziale, anche elementi ulteriori idonei a identificarlo con certezza, come il codice fiscale o la qualifica aziendale, purché ciò avvenga nel rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali. L’inserimento della mansione o del reparto di appartenenza può essere utile, non tanto come requisito imprescindibile, quanto per rendere più trasparente il collegamento tra il rappresentante e la realtà lavorativa nella quale opera.

Un elemento centrale della nomina riguarda il titolo in base al quale il soggetto assume l’incarico. Il RLS, infatti, non è semplicemente “nominato” nel senso tipico di una designazione unilaterale del datore di lavoro, perché la sua individuazione avviene secondo meccanismi previsti dalla legge e dalla contrattazione collettiva, normalmente attraverso elezione o designazione da parte dei lavoratori. Proprio per questo il documento deve dare conto delle modalità con cui il lavoratore è stato individuato. È importante quindi che venga specificato se il soggetto è stato eletto dai lavoratori, designato nell’ambito delle rappresentanze sindacali o individuato secondo altra procedura prevista dalla normativa e dal contratto collettivo applicato. Tale indicazione serve a dimostrare che l’attribuzione dell’incarico non è frutto di una scelta libera e discrezionale del datore di lavoro, ma è conforme al modello legale.

Per la stessa ragione, la nomina dovrebbe contenere il riferimento alla data in cui l’elezione o designazione è avvenuta, o comunque la data di decorrenza dell’incarico. Questa informazione ha rilevanza concreta sotto diversi profili: consente di stabilire da quando il RLS è legittimato a esercitare le proprie prerogative, permette di verificare il rispetto degli adempimenti informativi eventualmente successivi e rende più semplice ricostruire la successione degli incarichi nel tempo. In molte situazioni può essere utile specificare anche la durata del mandato, se determinata dalla contrattazione collettiva o da accordi applicabili nel contesto aziendale. Sebbene la disciplina di dettaglio possa variare, l’indicazione della durata è importante per delimitare temporalmente l’efficacia dell’incarico e per evitare incertezze circa la vigenza del mandato.

Il documento dovrebbe poi chiarire l’ambito di rappresentanza. In altre parole, va esplicitato se il RLS opera per l’intera azienda, per una singola unità produttiva oppure per uno specifico perimetro organizzativo. Questo è decisivo soprattutto nelle strutture complesse, nei gruppi societari, nelle aziende multisito o in presenza di particolari assetti organizzativi. L’ambito di competenza incide infatti sull’esercizio delle attribuzioni del rappresentante, sul numero dei lavoratori rappresentati e sul coordinamento con eventuali altri rappresentanti presenti nella stessa organizzazione.

Un contenuto particolarmente importante riguarda il richiamo alle funzioni e alle prerogative riconosciute al RLS dalla normativa vigente. Pur non essendo necessario trascrivere integralmente la disciplina di legge, è senz’altro opportuno che l’atto evidenzi che al rappresentante competono i diritti di accesso alle informazioni e alla documentazione aziendale in materia di salute e sicurezza, la consultazione preventiva e tempestiva nei casi previsti, la partecipazione alla riunione periodica, la facoltà di formulare osservazioni in occasione di visite e verifiche delle autorità competenti, il diritto a ricevere la formazione prevista e, più in generale, tutte le attribuzioni riconosciute dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Questo passaggio è utile perché delimita in modo chiaro la natura dell’incarico e segnala all’organizzazione che il soggetto designato non ricopre una funzione simbolica, ma è titolare di specifici poteri di interlocuzione e controllo partecipativo.

Nella nomina dovrebbe trovare spazio anche l’indicazione circa la formazione del RLS, o almeno il richiamo al diritto-dovere di riceverla secondo i contenuti e la durata previsti dalla disciplina applicabile. Se al momento della redazione del documento la formazione è già stata effettuata, può essere utile darne atto con l’indicazione della data o del percorso formativo svolto. Se invece deve ancora essere completata, la nomina può specificare che il lavoratore sarà avviato alla formazione obbligatoria nei termini di legge. Ciò assume rilievo perché la piena efficacia sostanziale del ruolo del RLS è strettamente connessa alla conoscenza della normativa, dei rischi presenti in azienda e delle misure di prevenzione e protezione.

Altro profilo rilevante è il riconoscimento del tempo necessario allo svolgimento delle funzioni. La normativa e la contrattazione collettiva prevedono generalmente permessi retribuiti o monte ore dedicati all’esercizio del mandato. Anche se la disciplina di dettaglio può essere demandata al contratto collettivo applicato, è consigliabile che la nomina dia atto del fatto che il rappresentante potrà svolgere le proprie funzioni nel rispetto dei tempi, dei mezzi e delle modalità previste dalla legge e dagli accordi collettivi. L’indicazione dei mezzi e delle agibilità connesse all’incarico contribuisce a rendere il documento più completo e coerente con la funzione effettiva del RLS.

È altresì opportuno che l’atto contenga un riferimento al dovere di riservatezza del rappresentante in relazione alle informazioni sensibili di cui venga a conoscenza nell’esercizio del mandato. Il RLS, infatti, nell’adempimento delle proprie attribuzioni può accedere a documenti, dati relativi all’organizzazione del lavoro o informazioni tecniche che richiedono un uso corretto e non divulgativo, salvo quanto necessario per la tutela della salute e sicurezza dei lavoratori. Un richiamo a questo obbligo rafforza la consapevolezza del ruolo e tutela l’azienda rispetto a possibili usi impropri delle informazioni.

Dal punto di vista formale, la nomina deve essere datata. La data del documento è essenziale per collocare temporalmente l’atto, verificare la coincidenza o meno con la data dell’elezione o designazione e documentare il momento dal quale l’azienda prende ufficialmente atto dell’individuazione del rappresentante. Insieme alla data, assumono rilievo le sottoscrizioni. È normalmente necessario che il documento sia sottoscritto, quanto meno per presa d’atto o per ricevuta, dal lavoratore interessato e dal datore di lavoro o da un soggetto aziendale legittimato. In alcuni contesti può essere opportuno che vi sia anche la sottoscrizione dei soggetti che hanno curato la procedura elettiva o di designazione, o un allegato contenente il verbale di elezione. La firma del lavoratore non vale come accettazione di una investitura conferita unilateralmente, ma come attestazione della conoscenza dell’incarico e delle condizioni del suo esercizio.

Molto importante è proprio il collegamento con il verbale di elezione o con la documentazione che prova la regolarità della procedura. Una nomina realmente ben strutturata non dovrebbe vivere isolata, ma richiamare il verbale o comunque gli atti da cui risulta che i lavoratori hanno espresso la loro volontà secondo le modalità previste. In caso di controllo, la semplice esistenza di un foglio chiamato “nomina RLS” potrebbe non essere sufficiente se non è possibile ricostruire il corretto iter di individuazione del rappresentante. Per questo il documento dovrebbe recare almeno un richiamo agli atti presupposti o essere conservato insieme ad essi.

Non va trascurato il riferimento normativo. È buona prassi che la nomina richiami il quadro legislativo applicabile, in particolare la disciplina contenuta nel decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, nonché eventuali disposizioni della contrattazione collettiva che regolano numero, modalità di elezione, durata e strumenti del mandato. Questo non è un elemento meramente ornamentale, ma contribuisce a inquadrare il documento nella corretta fonte giuridica e a prevenire equivoci sulla natura dell’incarico.

Può poi essere utile indicare le modalità con cui il nominativo del RLS verrà portato a conoscenza dei lavoratori e dei soggetti aziendali interessati. La funzione del rappresentante presuppone infatti conoscibilità interna: i lavoratori devono sapere chi sia il loro referente per la sicurezza, e anche il servizio di prevenzione e protezione, il medico competente ove nominato, i dirigenti e i preposti devono poter interagire con lui. Sebbene la pubblicità interna non sia sempre un contenuto essenziale della nomina in senso stretto, l’atto può prevedere che il nominativo sia comunicato mediante affissione, circolare interna, intranet aziendale o altre modalità idonee.

Sotto un profilo più sostanziale, il documento dovrebbe evitare formulazioni improprie che facciano apparire il RLS come un soggetto gerarchicamente subordinato al datore di lavoro nello svolgimento del mandato. Il RLS è un rappresentante dei lavoratori e non un incaricato aziendale di prevenzione in senso tecnico. Di conseguenza, la nomina dovrebbe usare un linguaggio corretto, che attesti la presa d’atto dell’elezione o della designazione e il riconoscimento delle prerogative previste dalla legge, senza trasformare l’atto in una delega datoriale o in una attribuzione di responsabilità gestionali che non gli competono. È importante, infatti, non confondere il ruolo del RLS con quello del RSPP, del preposto o di altri soggetti del sistema prevenzionistico.

Inoltre, se l’azienda è tenuta o comunque procede a comunicazioni agli organismi competenti in relazione al nominativo del RLS secondo la disciplina applicabile e le prassi amministrative vigenti, la nomina può richiamare anche tale adempimento o la sua effettuazione. Questo aspetto non è sempre parte necessaria del testo, ma inquadra il documento nel più ampio sistema di tracciabilità degli adempimenti.

In definitiva, una nomina RLS ben redatta deve consentire di comprendere chi è il rappresentante, da quale procedura trae legittimazione, per quale ambito aziendale opera, da quando decorre il mandato, quali diritti e strumenti gli sono riconosciuti e quali obblighi accessori, come la riservatezza e la formazione, si collegano all’incarico. Deve inoltre essere sufficientemente precisa da resistere a verifiche esterne e da prevenire contestazioni interne, senza snaturare la peculiarità del ruolo, che resta espressione della rappresentanza dei lavoratori nell’ambito del sistema di tutela della salute e sicurezza sul lavoro.

Fac simile nomina RLS​

FAC SIMILE NOMINA DEL RAPPRESENTANTE DEI LAVORATORI PER LA SICUREZZA (RLS)

Oggetto: Nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) ai sensi del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e s.m.i.

Il/La sottoscritto/a ________________________________________, nato/a a ______________________________ il ________________________, in qualità di Datore di Lavoro / Legale Rappresentante dell’azienda ________________________________________, con sede in ________________________________________, C.F./P.IVA ________________________________________,

premesso che

  • ai sensi del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 e successive modificazioni e integrazioni, i lavoratori hanno diritto alla rappresentanza in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro;

  • in data ________________________ i lavoratori dell’azienda / dell’unità produttiva ________________________________________ hanno proceduto alla designazione / elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza;

  • il/la Sig./Sig.ra ________________________________________, nato/a a ______________________________ il ________________________, C.F. ________________________________________, in forza presso l’azienda con la mansione di ________________________________________, è risultato/a designato/a / eletto/a quale Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza;

nomina

il/la Sig./Sig.ra ________________________________________ quale Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) dell’azienda / unità produttiva ________________________________________, con decorrenza dal ________________________ e fino a diversa comunicazione, secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dagli eventuali accordi o contratti collettivi applicabili.

Il/La RLS, nell’ambito delle attribuzioni previste dall’art. 50 del D.Lgs. 81/2008 e s.m.i., eserciterà le proprie funzioni con riferimento a tutti gli aspetti della salute e sicurezza durante il lavoro e, in particolare, avrà facoltà di:

  • accedere ai luoghi di lavoro in cui si svolgono le lavorazioni;

  • essere consultato/a preventivamente e tempestivamente in ordine alla valutazione dei rischi, alla programmazione, realizzazione e verifica della prevenzione nell’azienda o unità produttiva;

  • essere consultato/a sulla designazione del responsabile e degli addetti al servizio di prevenzione e protezione, degli addetti alle attività di prevenzione incendi, al primo soccorso, all’evacuazione dei luoghi di lavoro e del medico competente, ove previsto;

  • ricevere le informazioni e la documentazione aziendale inerente alla valutazione dei rischi e alle misure di prevenzione relative, nonché quelle inerenti alle sostanze e ai preparati pericolosi, alle macchine, agli impianti, all’organizzazione e agli ambienti di lavoro, agli infortuni e alle malattie professionali;

  • ricevere una formazione adeguata e comunque non inferiore a quella prevista dalla normativa vigente;

  • promuovere l’elaborazione, l’individuazione e l’attuazione di misure di prevenzione idonee a tutelare la salute e l’integrità fisica dei lavoratori;

  • formulare osservazioni in occasione di visite e verifiche effettuate dalle autorità competenti;

  • partecipare alla riunione periodica di cui all’art. 35 del D.Lgs. 81/2008, ove prevista;

  • fare proposte in merito all’attività di prevenzione;

  • avvertire il responsabile dell’azienda dei rischi individuati nel corso della propria attività;

  • ricorrere alle autorità competenti qualora ritenga che le misure di prevenzione e protezione adottate dal Datore di Lavoro e i mezzi impiegati per attuarle non siano idonei a garantire la sicurezza e la salute durante il lavoro.

Il/La nominato/a dichiara di accettare l’incarico di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e di essere consapevole dei diritti, delle facoltà e degli obblighi connessi allo svolgimento della funzione, nei limiti e secondo le modalità previste dalla legge e dalla contrattazione collettiva applicabile.

L’azienda si impegna a garantire al/alla RLS:

  • il tempo necessario allo svolgimento dell’incarico senza perdita di retribuzione;

  • i mezzi e gli spazi necessari per l’esercizio delle funzioni e delle facoltà riconosciute;

  • l’accesso alla documentazione e alle informazioni nei limiti e con le modalità previste dalla normativa vigente;

  • la formazione obbligatoria iniziale e gli aggiornamenti periodici previsti dalla legge.

Il/La RLS è tenuto/a al rispetto delle disposizioni di legge in materia di riservatezza e di tutela dei dati personali relativamente alle informazioni e alla documentazione ricevute nello svolgimento del proprio incarico.

La presente nomina viene redatta in data ________________________ e conservata agli atti aziendali. Ove previsto, la nomina sarà comunicata agli enti competenti secondo le modalità di legge.

Luogo e data

________________________________________, ________________________

Il Datore di Lavoro / Legale Rappresentante

________________________________________

Per accettazione dell’incarico

Il/La Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS)

________________________________________

Firma dei lavoratori / verbale di elezione o designazione allegato

________________________________________

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